通过以往的接触，我们了解到： 各省、市工商局注册登记企业数量庞大，若按每户企业档案平均在50-60页，则每个市级工商局档案的页数将以千万计。同时每年又都有大量的新增档案。每天查询资料较多，查询任务繁重，档案管理困难、人员劳动强度大，经常满足不了客户要求，积压很多案件的受理。这些问题表现在：
1、库房面积日趋增加
2、查询效率低，查询频繁，劳动强度大
3、档案安全性得不到保证
4、归档困难
5、管理困难 

     工商档案管理系统真正全面地解决工商管理机构在档案管理中存在的工作量大、人工费用高、管理难度大和档案保存可*性差等问题，使档案管理进入一个崭新的现代化计算机管理时代。 系统通过快速扫描设备将各种档案资料经扫描压缩后以电子影像的形式（以下简称档案影像）储存到计算机中。系统用户在查询具体档案时可以同时调阅该笔档案的所有凭证或其它申请资料的档案影像，所需数据能方便快捷地从服务器上查出，在必要时还可以用打印机进行还原。联网查询时，可以利用internet系统或业务网络；各有关部门可以根据具体情况，依据授予权限调阅检查相应的档案资料。同时系统通过档案编码的方式管理原始资料档案的保存、借出、归还，达到资料档案管理的目的。主要表现为：
1.可大量节省库房空间，减轻档案管理工作人员的劳动强度；
2.可利用计算机网络对档案进行智能查询，查询过程简单快捷；
3.可复制多个完全一致的备份，拷贝过程中图像信息丝毫无损；
4.通过计算机网络按不同的需要进行分散查询，而原始资料真正实现集中管理；
5.可促进档案管理现代化，大大提高工作效率和服务水平。 

     在本系统（软件）的整体设计过程中，我们遵循如下原则：
1、可扩充性 
     随着社会经济的不断发展，企业注册档案种类和数量必然会不断地增加，这就要求系统具有较好的可扩充性以满足日益增长的业务量，让客户做到一次投资终身有效。
2、高效性 
     面对繁多的档案资料，我们为客户提供具有强大的存储能力和较快检索速度的电子档案管理系统，解决查询困难，速度慢的问题，节约了大量时间和人力。
3、易用性 
     为了降低用户的运行费用，系统应易于使用和维护，可考虑在设计用户界面时尽量保持与用户现有的系统一致或近似的界面及操作方式。并使操作界面更友好，操作方法更简单。
4、保护用户的投资 系统能跟上信息技术和业务的发展，在今后相当长的一段时间内能满足用户的需求，并可不断升级，最大限度地保护用户的投资。

工作流程： 
     扫描--->质检--->索引--->查询